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Política de privacidad

Política de tratamiento de la información para
Responsable, Encargado y Administrador de Base de
Datos personales.

  1. Introducción
    UP IDEAS SAS, con la finalidad de establecer prácticas uniformes para la recolección, actualización, utilización, circulación y supresión de la información (tratamiento), en conformidad con los establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, desarrolla la presente política para el tratamiento de la información personal, la cual será informada a todos los titulares; Y de igual forma es leída,
    asumida y aplicada por todos nuestros colaboradores internos y externos.
  2. Generalidades
    2.1. Principios Rectores acatados por UP IDEAS SAS para el tratamiento de datos personales según artículo 4°de la Ley 1581 de 2012.
    2.1.1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
    2.1.2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
    2.1.3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
    2.1.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
    2.1.5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierna.
    2.1.6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
    acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
    2.1.7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas
    técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    2.1.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
    2.2. Principios de UP IDEAS SAS conforme a lo anterior:
    2.2.1. Control: El titular siempre tendrá el control de su privacidad, UP IDEAS SAS pone a disposición herramientas fáciles de usar y opciones claras para decidir sobre el tratamiento de sus datos.
    2.2.2. Transparencia: UP IDEAS SAS es transparente sobre la recopilación y uso de datos, de manera que el titular de los datos pueda tomar decisiones informadas.
    2.2.3. Seguridad: UP IDEAS SAS protegemos los datos que se nos confía, mediante protocolos de seguridad y uso de plataformas con cifrado eficaces.
    2.2.4. Sólida protección legal: UP IDEAS SAS respeta las leyes de privacidad local y defiende la protección legal de la privacidad del titular de los datos como un derecho que le pertenece y puede
    ejercer.
    2.2.5. Beneficios que obtendrá: Al recopilar los datos de los titulares, UP IDEAS SAS los usará para beneficiar y mejorar la experiencia con los servicios y productos, así como entregar información de útil y de valor.
  3. Definiciones
    3.1. Definiciones generales según artículo 3° de la Ley 1581 de 2012:
    3.1.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
    3.1.2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
    3.1.3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
    3.1.4. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
    3.1.5. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
    3.2. Tipos de datos de carácter personal conforme a la Ley 1266 de 2008.
    3.2.1. Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.
    3.2.2. Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.
    3.2.3. Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.
    3.3. Tipos de datos personales de acuerdo a las categorías especiales establecidas en la Ley 1581 de 2012.
    3.3.1. UP IDEAS SAS, no realiza tratamiento de información sensible descrita en la Ley como “aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométrico”.
    3.3.2. UP IDEAS SAS, no realiza tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
    3.4. Roles establecidos por la Ley 1581 de 2012 y UP IDEAS SAS.
    3.4.1. Responsables del tratamiento: Definido de acuerdo a la normativa, como “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de
    datos y/o el Tratamiento de los datos”. UP IDEAS SAS ocupa este rol en tanto que asume toda responsabilidad en el tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.
    3.4.2. Encargados del tratamiento: Definido como “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”. UP IDEAS SAS asume este rol en el momento que nuestros clientes, por medio de la
    contratación de uno o varios de nuestros servicios, que impliquen el directo tratamiento de datos personales.
    3.4.3. Administradores de base de datos personales: Es la persona encargada al interior de UP IDEAS SAS para realizar el tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal, bien sea de nosotros o de alguno de nuestros clientes.
    3.5. Deberes de UP IDEAS SAS como responsable del tratamiento.
    Los establecidos y acatados por UP IDEAS SAS, como responsable del tratamiento, según lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:
    3.5.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
    3.5.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
    3.5.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
    3.5.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    3.5.5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    3.5.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
    3.5.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
    3.5.8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
    3.5.9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
    3.5.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
    3.5.11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
    3.5.12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el
    trámite respectivo.
    3.5.13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
    3.5.14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
    3.5.15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
    3.6. Derechos de los titulares de la información frente al tratamiento y almacenamiento realizado por UP IDEAS SAS acorde al artículo 18 de la Ley 1582 de 2012.
    3.6.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los UP IDEAS SAS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
    induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    3.6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a UP IDEAS SAS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de
    la citada ley.
    3.6.3. Ser informado por parte de UP IDEAS SAS Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
    3.6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
    3.6.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión
    procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la
    Constitución.
    3.6.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
  4. Lineamientos de la política.
    La Ley 1581 de 2012, establece el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información acumulada en bases de datos y los demás derechos, libertades y garantías mencionadas en los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la constitución.
    Directrices generales publicadas, aplicadas y cumplidas por UP IDEAS SAS, y todo su equipo de trabajo directa o indirectamente implicado en el tratamiento de la información; se presentan a continuación:
    4.1. UP IDEAS SAS, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), que será administrado por la Superintendencia de
    Industria y Comercio.
    4.2. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de UP IDEAS SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. La
    autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitio web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.
    4.3. UP IDEAS SAS, implementará el aviso de privacidad al momento de recolectar datos personales. El aviso de privacidad, será utilizado en los casos en que no sea posible poner a disposición del titular, las
    políticas de tratamiento de la información. Este aviso contendrá como mínimo la siguiente información:
    4.3.1. La identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento.
    4.3.2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
    4.3.3. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable, para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos
    los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
    4.4. El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. UP IDEAS SAS mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
    4.5. Los Datos Personales sólo serán Tratados por aquellos Funcionarios y/o Administradores de UP IDEAS SAS que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la
    realización de tales actividades.
    4.6. UP IDEAS SAS no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.
    4.7. UP IDEAS SAS, suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida.
    4.8. A solicitud del Titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de UP IDEAS SAS o sus clientes, los Datos Personales deberán ser eliminados. En caso de proceder una revocatoria de tipo parcial de la autorización para el Tratamiento de Datos Personales para algunas de las finalidades de UP IDEAS SAS podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.
    4.9. Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
    4.10. Los Administradores (según la naturaleza y uso de la Base de Datos, corresponden a los Directores, Analistas y Auxiliares que en su función competan su uso), reportarán las bases de datos con información personal que administren e informarán las novedades de su administración (tratamiento), al responsable de la gestión de bases de datos en UP IDEAS SAS. De igual forma también se reportará las nuevas bases de datos que se constituyan.
    4.11. UP IDEAS SAS implementa procedimiento para garantizar el cumplimiento de la Ley en cuestión y la presente política de protección y tratamiento de la información personal.
    4.12. UP IDEAS SAS como encargado del Tratamiento de información de Datos personales de las bases de datos de los clientes:
    4.12.1. UP IDEAS SAS cuando sea Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, el cliente o Responsable del tratamiento deberá garantizar que la información que suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Adicionalmente le comunicará de manera
    oportuna todas las novedades a que haya lugar para que la información siempre se mantenga actualizada.
    4.12.2. En el caso que UP IDEAS SAS, cumpla función como Encargado del Tratamiento de Información de Datos Personales de bases de datos pertenecientes a los Clientes (Responsables del Tratamiento), el tratamiento se realiza en virtud de sus funciones legales.
    4.12.3. El cliente (Responsable del Tratamiento), informará a UP IDEAS SAS (Encargado del Tratamiento), cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
    4.12.4. UP IDEAS SAS como Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, respetará en todo momento las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titular, acorde a los establecido por la SIC
  5. Procedimiento para la atención a consultas y reclamos
    5.1. En cualquier momento y de manera gratuita, el titular o su representante podrán solicitar a personal UP IDEAS SAS la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
    5.2. Los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y únicamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, UP IDEAS SAS hará uso de ellos, solo para aquellas
    finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y respetando en todo caso, la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
    5.3. UP IDEAS SAS garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea. Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, UP IDEAS SAS
    garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
    5.4. La solicitud de rectificación, actualización o supresión, debe ser presentada a través de los medios habilitado por UP IDEAS SAS señalados en el aviso de privacidad y contener como mínimo la
    siguiente información.
    5.4.1. El nombre y medios de contacto para recibir una respuesta.
    5.4.2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
    5.4.3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
    5.5. El Titular de los datos personales puede ejercer, principalmente, sus derechos mediante la presentación de consultas y reclamos ante UP IDEAS SAS, por el correo electrónico contacto@upideas.org, o al teléfono de atención 466 0335.
    5.6. El titular tiene el derecho en todo momento, a solicitar a UP IDEAS SAS la supresión – eliminación- de sus datos personales cuando:
    5.6.1. Considere que los mismo no están siendo tratados conforme a los principios, deberes, obligaciones previstas en la normatividad vigente.
    5.6.2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
    5.6.3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
    5.7. Esta supresión conlleva la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por UP IDEAS SAS. Se debe tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
    5.7.1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la
    base de datos.
    5.7.2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de
    sanciones administrativas.
    5.7.3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.